Hemmakontor och skatter. Vad är avdragsgillt?

Vad gäller nu när personalen jobbar hemifrån? Får arbetsgivaren köpa och göra avdrag för utrustning till hemmakontor? Vad har arbetsgivaren för ansvar för arbetsmiljön när kontoret är stängt? Och vad kan arbetstagaren kräva?

Det uppstår många frågor kring kontor hemma och arbete på distans under dessa corona-tider. Vi har pratat Henrik Ahnkron ‐ VD på revisionsbyrån WeAudit ‐ för att ta reda på vad man kan göra för sin personal och vad som gäller skattemässigt vid distansarbete.

Vad gäller kring avdrag för inköp till hemmakontor under dessa "Corona-tider"?

Till att börja med har det inte kommit några särskilda nya skatteregler vad gäller arbetsredskap. I vart fall inte ännu...

Grundprincipen är att kostnader i verksamheten som uppstår för att "förvärva och bibehålla inkomster" är avdragsgilla. Detta innebär till exempel att om företaget behöver pennor för att skriva avtal så är dom avdragsgilla.

Ett problem är dock att vissa kostnader för inköp som används av anställda kan anses vara en förmån för den anställde. Förmåner ska normalt tas upp som lön och beskattas, för både företaget och den anställda.

Det finns (som tur är) en del undantag från denna principen. Mindre förmåner till personalen som till exempel fika i form av kaffe, frukt, fralla och liknande på kontoret. Det finns även en del dyrare förmåner som också är skattefria. Till exempel tillgång till gym och andra friskvårdsbidrag av mindre värde (5 000 kr). De arbetsredskap som används i tjänsten ska normalt inte heller tas upp som en förmån.

"Arbetsredskap och kontorsutrustning samt fika är normalt avdragsgilla kostnader för företaget och inte skattepliktiga förmåner för den anställde."

Skatteverket har dock generellt varit kritiska till inköp av arbetsredskap till hemmakontor eftersom dessa kan användas privat.

I dagens läge är det dock ganska vanligt att företaget flyttat arbetsplatsen till de anställdas hem, för att motverka smittspridning.

"Vår uppfattning är att hemmakontor då ska ses som en ersättning till det vanliga kontoret. Och att inköp dit bör behandlas på samma sätt som inköp till det vanliga kontoret."

Innebär det att man kan utrusta hemmakontoret avdragsgillt?

Ja, vi tycker att arbetstagaren ska ha en så likvärdig arbetsmiljö oavsett var arbetsplatsen har blivit förlagd. Det innebär att den anställda bör kunna ha snarlika arbetsredskap. Till exempel en bra stol eller höj- och sänkbart skrivbord. Särskilt när den anställde har behov av speciell utrustning för sin arbetsuppgift. Eller har andra särskilda behov på grund av skada eller ett handikapp.

Däremot får man normalt inte dra av moms på inköp av kontorsutrustning till hemmet. Särskilt om det är sådant som är normalt i ett hem. Som till exempel skrivbord och kontorsstol. Ett sätt att få göra momsavdrag skulle kunna vara att företaget köper in utrustningen till kontoret och att den anställda tillfälligt lånar utrustningen från kontoret. Min rekommendation är dock att man rådfrågar Skatteverket om det innan man redovisar momsen.

Behöver företaget tänka på något särskilt när de köper utrustning till hemmakontoret?

En bra princip är att de anställda behandlas lika och att inköpen är för faktiska behov.

Vi rekommenderar därför att arbetsgivaren upprättar en policy som tydliggör vad de anställda kan få för arbetsredskap och att utrustningen tillhör arbetsgivarens. Det innebär att den ska lämnas tillbaka om den anställde slutar eller arbetet åter är belagt till kontoret enbart. Skatteverket har till exempel gjort så att de anställda kvitterar ut arbetsredskap på kontoret för distansarbete.

Sen är det viktigt att det är arbetsgivaren som köper varan. Den anställde kan göra inköpet och redovisa kvittot som ett utlägg men kvittot ska sen lämnas till arbetsgivaren för bokföring. I annat fall ses det som en kostnadsersättning och klassas som lön som det ska betalas skatt på.

"Det är alltså inte skattesmart att ge ut en pott med pengar som den anställde får använda fritt."

Har du några exempel på typiska arbetsredskap som är avdragsgilla till hemmakontoret?

För att den anställde inte ska förmånsbeskattas säger Skatteverket att inköpet ska vara:

• av väsentlig betydelse för att kunna arbetsuppgifterna
• av begränsat värde för den anställde privat, och
• svår att särskilja från nyttan i anställningen

Detta är lite vagt och behöver bedömas från fall till fall. Men vår bedömning är att de anställda bör kunna få vettiga kontorsmöbler, datorskärmar och liknande utrustning installerad i hemmet när arbetet är förlagt på distans.

Vad gäller kring fika och trivselförmåner

Principiellt ser vi ingen skillnad på det. Även kaffe, frukt och liknande på hemmakontoret borde vara skattefria personalvårdsförmåner. Den anställda bör kunna få likvärdig standard på sitt nya kontor. Till exempel en lite mindre kaffemaskin med tillhörande kaffekapslar.

Det kan också behövas bättre utrustning för videomöten. Som till exempel en extern kamera och en mikrofon eller headset. Så att det blir bättre distansmöten. Exempel på det kan vara ett dedikerat bluetooth-headset som är kopplat till datorn. Så man slipper koppla om mellan mobilen och datorn fram och tillbaka.

Kan arbetsgivaren ersätta den anställdes merkostnader, till exempel för bredband och larm?

I vanliga fall nej, eftersom det är svårt att visa på en faktiskt merkostnad för den anställda, då de flesta redan har tillräckligt bra bredband och routers hemma. Men det skulle kunna bli aktuellt att installera larm eller annan säkerhetsutrustning om den anställde har stöldbegärlig utrustning eller hemliga handlingar. Men det är undantagsfall.

Men kan arbetsgivarens lämna hyresersättning då?

Grundregeln är att detta är skattepliktigt som lön. Men om arbetsgivaren har stängt ner kontoret är det rimligt att de behöver hyra utrymme i den anställdes bostad. Då kan de upprätta ett skriftligt hyresavtal. Förutsatt att det är marknadsmässigt pris ska det beskattas som inkomst kapital för den anställda.

Det innebär att arbetsgivaren inte behöver betala sociala avgifter (normalt 31,42%) och att den anställda ska beskatta ersättningen med 30% i stället för som lön (normal mellan 32-57% beroende på inkomstnivå).

Har arbetsgivaren ansvar för arbetsmiljön vid arbete hemifrån

Det är svårt att säga konkret. Men arbetsgivaren och den anställda ska enligt arbetsmiljölagen samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö. Sen kan man ju inte trolla.

Om man till exempel har barn som är hemma från skola och inte har ett avskilt rum så blir det sannolikt lite stökigt och stressigt. Men en par brusreducerande hörlurar skulle kunna vara extra arbetsredskap som kan ge lite mer arbetsro i det fallet.

Sen kan det vara bra att tänka på att inte ställa upp tung utrustning på möbler som inte är ändamålsenliga eller ordentligt ankrade. Särskilt om man har små barn hemma.

Finns det några andra möjligheter att belöna eller motivera sina anställda?

Regeringen har 14 maj klubbat att man kan ge gåvor om upp till 1 000 kr skattefritt. Detta gäller dock inte kontanter. Undantaget gäller för perioden 1 juni till och med sista december 2020.

Har ni fler frågor om avdragsrätt och liknande är ni välkomna att ta kontakt med WeAudit. Kontorsgiganten har det mesta för ett utrustat hemmakontor. Vi levererar till företag och privatpersoner och du kan få allt hemlevererat.

Se även: 7 goda råd för hjärna och kropp i arbetet på distans